Doküman yönetim sistemleri

Zeynep Kurtpınar

Bilgi ve belge yönetiminde teknolojinin dünü, bugünü ve yarını…
Mevcut Türkiye pazarında son 10 yıldır yaşanan gelişmelerle birlikte karmaşıklaşmaya başlayan iş süreçlerini yönetmek ve müşterileri kalıcı olarak kazanabilmek için çeşitli yöntemlere başvurmak gerekiyor.
Bu bağlamda bilişim ve haberleşme teknolojilerinin dünü bugünü ve yarını konusundaki gelişmelerin anlatıldığı, sektörde yaşanılan sorunların paylaşılarak uygun çözümler getirildiği etkinlikte müşteri ilişkileri yönetimi konusunda önemli bilgiler kaydedildi.
Kurumsal kimlik, marka bilinirliği ve marka güvenilirliği hususlarında gerekli önemin verilmesinin gerektiğini savunarak sayısal varlıkların ve dokümanların yönetimi üzerinde duran Luna Teknoloji Direktörü Sinan Oymacı, konuya ilişkin şu açıklamalarda bulundu: “Sayısal varlıkların ve dokümanların yönetimi bizim için asıl önemli olandır. Şirketin elindeki logolar, resimler, tasarımlar, başlıklı kâğıtların hepsi sayısal varlıkların içinde yönetilmesi gereken bilgilerdir. Kurumsal kimlikte ise sadakat, ikna, duygular ve korku öne çıkıyor. Bunlar, bir müşterinin size sadık olmasını sağlayan en önemli ögelerdir. Kurumsal kimliğiniz ön plandaysa ikna kabiliyetinizi daha kolay kullanabiliyorsunuz, müşterilerinizin duygularını kontrol edebiliyorsunuz. Müşteriniz eğer sizden bir ürün aldıysa bir ürün daha almak istiyor ya da duyguları kötü yöne gidiyorsa sizi tamamen bırakabiliyor. Çeşitli markaların, ürünlerin yer aldığı bir Web siteniz olsun. Eğer düzgün bir kurumsal içerik yönetimi, sayısal varlık yönetimi, doküman yönetiminiz varsa o zaman Web siteniz olması gerektiği gibi çalışıyor demektir. Çünkü tüm verileri aynı havuzdan toplayıp etrafa dağıtabiliyorsunuz.”

Teknolojinin ekseni üzerindeki rol değişikliği
Teknolojinin giderek hayatımızın içindeki rolünün büyümesini ve dünden bugüne izlediği yolu anlatan Kutnay Danışmanlık Genel Müdürü Polat Kutnay, “Teknoloji artık o kadar küçüldü ki, cebimize girdi. Teknolojiyi istediğimiz şekilde kullanabiliyoruz. Web sayfalarının mobil telefonlarımıza kadar inmesiyle birlikte artık kullanıcımız sadece raporlara bakan, onları değerlendiren biri olmaktan çıktı. Artık bireyler hayatlarının içerisine mobili yerleştirdiler. Bilişim ve haberleşme teknolojilerinde de aynı yönde bir gelişme ve değişme yaşandı. Telekomünikasyon artık çok daha ilerlemiş bir durumda. Her projenin destekleyicisi olan teknoloji, önemli bir altyapı halini aldı. Bilişim sistemlerinin altyapısını oturmuş bir hale getirmek için sadece bunu bünyenize katmanız yetmez. Asıl yapılması gereken işlemlerin her aşamasında birebir içinde olmaktır” diyerek konuşmasını tamamladı.

Sayısal devrim
Teknolojinin toplumu derinden etkileyen yeniliklerin kaynağı olduğunu vurgulayan Neosinerji Genel Müdürü Mehmet Üst, yaptığı konuşmada şunlar üzerinde durdu: “Teknoloji, sayısal bir devrim yaşıyor. Son 10 yılda yaşadığımız sayısal devrimler, hayatımızın her alanına yansımaya başladı. Şirketlerin de kendilerini her geçen gün ilerleyen bu gelişimlere ayak uydurmaları gerekiyor. Bu noktada sigorta konusu daha da önemli bir yer almaya başladı. Artık tüm acente personelleri eğitim görerek, sertifika alarak çalışmak zorundalar. Sertifika alamayan personel, görevini yapamıyor.”

Daha az müşteri kaybetmek için ne yapmalıyız?
2010 yılından bu yana dünyanın eğilimlerine bakıldığında yaşadığımız çağın müşteri çağı olduğunu açıklayarak müşteri deneyiminin günümüzün en önemli konusu haline geldiğini ekleyen Semantix Genel Müdürü David Gökçedağ, “Müşteri çağı, şirketler için de büyük önem taşıyor çünkü şirket, müşteri sadakati ile ödüllendiriliyor. Amerika’ya baktığımızda bir bankanın müşteri edinme maliyeti 325 dolar. Bu ciddi bir maliyeti oluşturuyor. Bu maliyet tek bir müşteri için harcanıyorsa kazanılan müşteriyi elde tutabilmek için her şeyin yapılması lazım. Müşteriye gerçekten iyi bir tecrübe sunulmalı. Edinilen müşteriyi ilk yıl kaybetme oranı yüzde 40’a yakın. Daha az müşteri kaybetmek için ya da daha fazla müşteri kazanmak için yapılması gerekenler;

  • Müşterilerinizi gerçekten anlamaya çalışın
  • Şirketinizi kurumsal kimliğini ön plana çıkaracak şekilde tanıtın
  • Kişiselleştirmeler ile müşteriye kendini özel hissettirin
Teknolojiyi kucaklayın” dedi.