İş süreçlerinin hızlandırılmasında iletişimin yeri çok önemli.

GELİŞEN Web tabanlı uygulamalar sayesinde firmalar, gerek kendi içlerinde gerekse birlikte çalıştıkları müşterileriyle kurdukları iletişimde bu uygulamaların nimetlerinden yararlanıyorlar. Internet teknolojilerinin etkin şekilde kullanımı yönünde özel çözümler sunan DNA Internet Çözümleri, Ericsson’la gerçekleştirdiği Point2Point (P2P) Projesi’yle Ericsson ve

Turkcell arasında bir ‘extranet’ ağı kurarak Web tabanlı uygulamalar konusunda yeni bir örnek ortaya koydu. Projenin ayrıntıları hakkında Ericsson Turkcell Account Mobil Internet Sorumlusu Serra Akkemik ve DNA Internet Çözümleri Satış ve Pazarlama Müdürü Buğra Anıldı’dan bilgi aldık.

“P2P sayesinde Turkcell ile haber ağımızı daha verimli hale getirdik” Ericsson olarak, Turkcell’le yakın bir çalışma içinde olduklarını, dolayısıyla bu bağı ‘extranet’ ortamına da taşımak istediklerini belirten Ericsson Turkcell Account Mobil Internet Sorumlusu Serra Akkemik, müşterileriyle aralarındaki haberleşme ağını bu şekilde daha verimli hale getirmeyi hedeflediklerini söyledi. Kurulan ‘extranet’le anlık iletişimde bulunulamadığı koşullarda yazılı ortamda daha kaliteli, düzgün ve rahat iletişmek amacıyla yola çıktıklarını belirten Akkemik sözlerine şöyle devam etti: “Bu noktada Point2Point fikri ortaya çıktı. Projenin ana hedefi komünikasyon. Bu sistemin amacında yazılı, görsel ve sesli olarak farklı konularda sürekli görüş alışverişi yatıyor. Böyle bir çözüm arayışı içine girmiştik. Daha sonra DNA ile yollarımız kesişti. DNA’nın Ericsson’la geçmişte de bir takım projeleri olmuştu. Dolayısıyla o çalışmalardan kafamızda bir izlenim vardı. Bu arada bu isteğimizi çeşitli kuruluşlarla, farklı zamanlarda görüştük. Ancak diğerleriyle aynı dili konuşmadığımızı fark ettik. DNA’nın bizi anladığını görünce, bu konudaki çözüm ortağımızın onlar olmasına karar verdik ve çalışmalara başladık. Öncelikle ne istediğimizi detaylarıyla anlattık. Kendileri de bu konuda bize çok iyi yol gösterdiler. ‘Extranet’ konusunda birkaç ufak denememiz olmuştu, ancak biz Turkcell’le daha samimi ve arkadaşça bir ortam yaratmak istedik. Çünkü müşterimizle bizim ilişkimiz de çok sıcak. Dolayısıyla ‘extranet’e de bunu taşımak istedik. Hazırlanacak olan sitede çok bilindik tasarımlar, renkler gibi öğelerin olmamasını tercih ettik. DNA bu isteklerimizi çok net şekilde algılayarak, güzel bir sayfa hazırladı. İçerik olarak bizim istediklerimizi tam anlamıyla yansıtan hoş bir sayfa oldu. Bunu da Turkcell’de öncelikle üst düzey yöneticilere açmak istedik. Bu kişilerin olumlu geri dönüşlerini aldık. Bu proje bizi başlangıcından itibaren çok heyecanlandıran bir çalışma oldu. Sonuçta bizim işimiz iletişim.

Serra Akkemik

‘Extranet’te bu anlamda başarılı olmak ve hep kullanılabilir bir ortam yaratmak istiyorduk. Bunu başardığımıza inanıyorum. Bir aydır sistem hayatta ve bu dönemde tüm Turkcell üst düzey yöneticilerine ulaşmış durumdayız. Dört aylık bir ön çalışma dönemimiz oldu. Tam anlamıyla Ericsson ismine yakışan Turkcell’in beğeneceğini düşündüğümüz kusursuz bir çalışma olmasını istediğimiz için çok ince eleyip sık dokuduk.”

Sitede neler var? Sitenin Turkcell’de üst düzey yönetici konumundaki kişiler tarafından sıkı şekilde takip edildiğini belirten Akkemik, sayfada haber başlıkları, projelere ait gelişmeler, raporlar ve doğum günü gibi özel konuların yer aldığını ifade etti ve ekledi: “Bu projede çok net bir iletişim ortamı kurduğumuza inanıyoruz. Çok kısa süredir kullanılıyor olmasına karşın Turkcell tarafından beğenilince, daha büyük heyecan ve kıvanç duyduk. Bu noktada da doğru bir çözüm ortağı bulduğumuza inandık. Bu sitede mobil Internet ya da geliştirilmekte olan projeler gibi konularda gruplar oluşturmak mümkün. Turkcell’le iş ilişkimiz içinde, firmanın gereksinim duyduğu her türlü çözüm var. Bu bir baz istasyonu, mobil Internet çözümü, iş kurgusu ya da kontrat detayı olabilir. ‘Extranet’ üzerinden belirli konularda ilgili kişileri içine alan gruplar oluşturarak, bu gruplara e-posta gönderebiliyoruz. Gruptaki insanlar bir yandan güncel bilgileri takip ederken, bu özel konuyu da ayrıca izleyebiliyor. Bilgi güncelleme hem Turkcell tarafından hem de bizim tarafımızdan gerçekleşiyor. Örneğin; sitede bir ‘Shared’ kısmı var. Bu bölümde, kişiler farklı konularda duygu ve düşüncelerini anlatabiliyorlar. Sadece iş değil, doğumgünü kutlaması gibi özel konular da bu kısımda paylaşılıyor. Zaten bizim istediğimiz buydu. Çok doğru bir yaklaşımla doğru bir sonuca vardığımızı düşünüyorum.” Şu an için iş akışı ile ilgili sözleşme ve raporların bu ortam üzerinden aktarılmadığını söyleyen Serra Akkemik, bunu şöyle açıkladı: “Sistem çok yeni. Mesela telekom konulu raporlar sistemde yer alıyor. Bu tip bilgileri elbette bu ortamdan paylaşıyoruz. Ama kontrat tarzı yazışmaları, kullanıcılara kısıtlama verilmesine rağmen, ‘extranet’ üzerinden ulaştırmıyoruz. Sitede bir takım konu başlıkları var ve bu başlıklara göre kullanıcılar etkileşimli olarak haber

Buğra Anıldı

ekleyebiliyorlar. Word ve Excel dokümanı eklemek mümkün. Mesela Turkcell ya da Ericsson’la ilgili bir rapor, ortamda paylaşılabiliyor ve tartışılabiliyor. Bu da açıklık getirmesi nedeniyle güzel birşey.
Site içinde bir de ‘Yarışma’ köşesi var. Bu köşede her hafta değişen ve kullanıcılara hitabeden Ericsson’la ilgili bir soru yer alıyor. Yarışmada birinci olana bir ödülümüz oluyor.”

“Amaç, iki firma arasında bilgi paylaşımını kolaylaştırmak”
Bu ortamın, işi iletişim olan iki firmanın aralarındaki iletişimi sağladığını söyleyen DNA Internet Çözümleri Satış ve Pazarlama Müdürü Buğra Anıldı, DNA tarafında çalışmayı şöyle ele aldı:
“Internet tabanlı bir yazılım söz konusu. Bunun ön planında da güzel bir tasarım gerçekleştirdik. Bu projede amacımız insanların bilgiyi paylaşması. Turkcell ve Ericsson sürekli birbirine çok yakın çalışan iki firma. Bu nedenle, sitenin sürekli güncel kalması gerekiyor. Bu sitenin arka planında, bir içerik güncelleme programı var. Bu program sayesinde 24 saat herhangi bir Internet erişimi olan bilgisayardan site güncellenebiliyor. Ayrıca sitenin belli bölümlerini, kullananlar güncelliyor. İnsanları işin mutfağına, yani yaratım süreçlerine soktuğunuz zaman, ilgi çok daha yüksek oluyor. Çünkü etkileşim artıyor. Bu kişiler normalde birbirleriyle iletişim içindeler, fakat toplu bir iletişim havuzuna geçtiğiniz zaman, bu, kişilerin daha çok hoşuna gidiyor. Bu çalışma ile bazı süreçler kısalıyor. Örneğin, bir taraftaki kişinin diğer taraftaki çalışana ulaşıp bilgi alması yerine; bu siteden yararlanıp bilgi alışverişini bu ortamdan yapabilmesi çok daha pratik.
Site içerisinde farklı uygulamalar gerçekleştirdik. Mesela siteye belli ikonlarla ilk başta görsel olarak ayırdedilebilecek ve belli tarihler arasında yayınlanabilecek haberler konuyor. Çünkü bu, genelde en büyük zorluklardan biri. Bir siteyi bir kere güncellersiniz ve güncelleme o şekilde kalır. Haberin tarihi geçer ama siteden kaldırılmaz. Bunun yerine haberin belli saatler arası yayınlanıp, belli ikonlarla ayırdedilebileceği ve önem sırasına göre dizilebileceği bir sistem hazırladık.
Sisteme raporların da konması mümkün. Çünkü iki firma arasında yoğun rapor trafiği var. Turkcell altyapısının çoğunu Ericsson oluşturmuş durumda ve bu altyapı ile ilgili raporları çıkarabilmek, raporları en iyi şekilde sunum halinde hazırlayabilmek ve bu ortamda gösterebilmek imkanını sunduk.
Site içinde sürekli değişen ve sayfaya dinamizm katmasını amaçladığımız görseller var. Bu dinamizmle beraber insanların gözünün yorulmamasına da dikkat ettik. Bu tip projeler adım adım ilerler. Diğer fazlarda, kullanım arttıkça, farklı özellikleri de bu siteye eklemeyi düşünüyoruz.”
Bazı dokümanların gizlilik hassasiyeti nedeniyle ‘extranet’ üzerinde yayınlanmasının tercih edilmediğini söyleyen Anıldı, genel olarak bu tip dokümanların Internet ortamına geçirilmesinin, buradan işlenmesinin ve kullanılmasının mümkün olduğunu ekledi. Buğra Anıldı proje ile ilgili sözlerine şöyle devam etti: “Normalde 2-3 kişi arasında birbirine çok yakın çalışan firmalarda iletişim sağlamak kolaydır. 50-60 kişilik bir gruptan bahsediyorsanız, iletişim sağlamak gerçekten zorlaşıyor. Bu iletişimi de Internet teknolojisiyle, arka planda güçlü bir yazılım ve ön planda da sıcak bir tasarımla insanları bu sistemin içerisine çekerek sağlayabilirisiniz. Projenin hayata geçmesi, her zaman atılan ilk adım oluyor. Sonrasında insanlar kullandıkça, beğendikçe çeşitli özellikler ekliyorlar ve kendi iş süreçlerini kısaltıyorlar. Zaten bizim yaptığımız yazılımların temel amacı da iş süreçlerinin kısaltılması ve iyileştirilmesi.”

DNA Internet Çözümleri Internet teknolojilerinin etkin şekilde kullanımı amacıyla özel çözüm yazılımları, mevcut yazılımların Internet ortamına adaptasyonu ve kurumsal Net kapısı alanlarında; sistem ve veritabanı analizi, danışmanlık, sistem tasarımı, bütünleştirme, görsel ve Web tasarımı, programlama, teknik altyapı ve içerik danışmanlığı konularında Sun Microsystems, Software AG, Koç.Net gibi çözüm ortakları ile beraber hizmet veren DNA Internet Çözümleri, 2001 yılının Kasım ayında çalışma hayatına başladı. Müşterileri arasında Ericsson, Samsung Electronics, DYO, 7-eleven, DanoneSA, Sun Microsystems, Alcatel e-Ticaret (Şimdiki NextiraOne), McKinsey & Company, Desa Deri ve Otokoç gibi farklı sektörlerden önde gelen kurumların bulunduğu firma, müşterilerine çözümler üretirken optimizasyon, yaratıcılık, verimlilik ve geliştirmeyi hedef alıyor ve J2EE mimaride ortam bağımsız uygulamalara yoğunlaşıyor.