Kayıtlı Elektronik Posta’yla kağıtsız ofis ortamı geliyor…

Fatma Ağaç

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Başkan Yardımcısı Doç.Dr. Mustafa Alkan, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Projesi ile bürokrasi ve kırtasiyenin azaltılmasında önemli adım atılacağını dile getirerek, kağıtsız ofis uygulamalarının KEP ile sağlanacağını bildirdi.
e-Dönüşüm Türkiye Projesi ile bilgi toplumu olma yolunda ilerleyen Türkiye, e-Devlet Kapısı’nı hizmete açarak, bu yolda önemli bir adım atarken, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Projesi’yle de bürokrasi ve kırtasiyeyi azaltmaya hazırlanıyor. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Başkan Yardımcısı Doç.Dr. Mustafa Alkan, Türkiye’de kağıtsız ofis uygulamalarının gerçek anlamda hayata geçirilemediğinin altını çizerek, KEP projesinin bu açıdan çok önemli olduğunu vurguluyor. Asıl verimlilik ve tasarrufun KEP ile sağlanacağına işaret eden Alkan, “Elektronik ortamın bir başka ifadeyle elektronik belge paylaşımının faydalarını ve kolaylıkları KEP ile görebileceğiz. Bu ve benzeri birçok öneminden dolayı KEP projemizi çok önemsiyoruz ve kamu oyunun dikkatini bu projeye çekmek istiyoruz” diye konuştu. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun 2009 Yılı İş Planı’ndaki 5 temel konudan biri olan ve özel önem verilen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile elektronik ortamdaki bilgi ve belge paylaşımlarının tamamı yasal hale gelecek. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, 2009’da “.tr” uzantılı alan adları, IPv6’ya geçiş, siber güvenlik, kişisel verilerin gizliliği ve korunması ile bunlara ek olarak elektronik imzanın, özellikle de mobil elektronik imzanın yaygınlaştırılması için gerekli çalışmaları yapıyor. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Başkan Yardımcısı Doç.Dr. Mustafa Alkan, KEP konusuyla ilgili “Telepati”nin sorularını şöyle cevaplandırdı:

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) nedir? Uygulamalarda ve gibi kolaylıklar sağlar?
Normal ortamda tüm mail olarak atmış olduğumuz ne tür posta varsa; bunların tamamı Kayıtlı Elektronik Posta kapsamına dahildir. Günümüzde mail ortamında yaptığımız bütün yazışmalar, bütün belge ve bilgi paylaşımları kayıtlı elektronik postanın içerisinde. Ancak Kayıtlı Elektronik Posta’nın hukuki geçerliliği olabilmesi için; bir tebligatta bulunuluyorsa, bu tebligatın elektronik postayla yapılmasının yasal altyapısı olması lazım. Yeni Türk Ticaret Kanunu’nda bu var; artık tüm tebligatlar kayıtlı elektronik posta ile yapılabilecek. Bildirimler Kayıtlı Elektronik Posta’yla yapılabilecek. Genel kurullar kayıtlı elektronik posta ile yapılabilecek. Ayrıca Adalet Bakanlığı’nın hazırlamış olduğu bir taslakta da yine yapılan bütün tebligatlar, duyurular, vesaireler Kayıtlı Elektronik Posta ile yapıldığı zaman geçerli hale gelecek. Eğer mevcut düzenlemeler tamamlanırsa, bizim kurum içerisinde ya da kurumlar arası yapmış olduğumuz yazışmalar, postalar, bilgi ve belge paylaşımlarının tamamı da yasal hale gelecek. Eğer bir belgeyi elektronik imza ile alıyor ya da gönderiyorsak, bu zaten hukuki geçerliliği olan bilgi-belge paylaşımıdır.
Ancak e-posta ile yapmış olduğumuz bütün duyurular, bütün bildiriler, bütün yazışmalar da aynı şekilde hukuki zemin kazanmış olacak Kayıtlı Elektronik Posta’yla. Dolayısıyla gerçek anlamda bir uygulama; elektronik uygulama, elektronik bilgi-belge paylaşımının önü açılmış olacak. Günümüzde bu e-dönüşüm süreci içerisinde bütün bu altyapıları oluşturuyoruz ama çok fazla bir yaygınlık alanı yok; neden yok? Çünkü, kurumlar arasında bilgi ve belge paylaşımına ilişkin büyük sıkıntılar var. Dolayısıyla bu proje bütün olabilecek muhtemel projelerin önünü açacak. Ve bunlara bir altyapı oluşturacak. Sonuç itibariyle; burada elektronik imza ya da mobil imzayı kullanıyor olacağımızdan dolayı da, insanlar çok daha yaygın ve güvenli bir şekilde işlemlerini gerçekleştiriyor olacak. O açıdan önemli. Eğer Kayıtlı Elektronik Posta’yla bir işlem yapılmışsa hiç kimse ben atmadım ya da almadım diyemeyecek. Çünkü bunların hepsinin kayıtları tutuluyor olacak. Üstelik kayıtlar zaman damgalı. Hangi saniye, hangi gün, hangi tarih, hangi dakika. Bütün zaman damgasıyla da bunlar sabitlenmiş, kayıtlanmış ve ispat edilir hale gelmiş olacak.

KEP neden bu kadar önemli? Uzun zamandır bu konuda çalışıyorsunuz. Konunun öneminden bahseder misiniz?
15 Ocak 2004 tarihinde kabul edilen 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile elektronik ortamda oluşturulan belgelerin imzalanması ve hukuki geçerlilik kazanması mümkün olmuştur. Ancak imzalanan bu elektronik belgelerin farklı taraflar arasında teknik olarak güvenli ve hukuki olarak geçerli bir şekilde paylaşılabilmesi mümkün değil. Bu konu her geçen gün büyük önem kazanıyor. Zira birçok kişi ve kurum elektronik imzalı belgeleri hukuki olarak geçerli bir şekilde muhataplarına iletemiyor. Bu yüzden son noktada belgeler yazdırılıp elle imzalanıp muhataplara gönderiliyor. Bu da kâğıtsız ofis/dünya umudunu yok ediyor. KEP dediğimiz sistem bize bu imkânı sağladığı için e-dönüşüm için hayati önem taşıyor. Bu sistemin kurulması ile e-tebligattan, e-faturaya kadar sayısız uygulamaya yasal dayanak sağlanacak. Asıl e-dönüşüm bu şekilde gerçekleştirilecek ve bu dönüşümden gerçek fayda asıl bu şekilde sağlanmış olacak. Biz e-dönüşümün somut çıktılarını ve faydalarını ne yazık ki pratik uygulamalarda çok fazla göremiyoruz. Kağıtsız ofis uygulamalarını gerçek anlamda hayata geçirebilmiş değiliz. KEP projesi bu açıdan çok önemli. Asıl verimlilik, tasarruf, bu şekilde sağlanacaktır. Asıl bürokrasi ve kırtasiye bu şekilde en aza indirilecektir. Bizler elektronik ortamın bir başka ifadeyle elektronik belge paylaşımının faydalarını ve kolaylıkları bu şekilde görebileceğiz. Bu ve benzeri birçok öneminden dolayı KEP projemizi çok önemsiyoruz ve kamu oyunun dikkatini bu projeye çekmek istiyoruz.

KEP sistemi nasıl işleyecek? Bu noktada Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) mı devreye girecek?
Kayıtlı Elektronik Posta kısaca, bir e-postanın delil bağlantılı olarak gönderimin ve dağıtımın kanıtını içerecek şekilde ele alındığı e-postanın gelişmiş bir şeklidir. Diğer bir deyişle elektronik ortamda yapılan gönderilerin ne zaman yapıldığını, karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığını, ulaşmışsa ne zaman ulaştığını kesin olarak tespit eden bir sistemdir. Sistemin kullanıcılarından olan gönderici gönderinin kendisi tarafından gönderilmediğini, alıcı da gönderinin kendisine ulaşmadığını iddia edememektedir. KEP sistemi Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) tarafından işletilmektedir. KEPHS’lerin sahip olmaları gereken niteliklerin belirlenmesi, yetkilendirilmeleri, denetlenmeleri çoğunlukla bu alandaki Kurumumuz muadili düzenleyici kuruluşlarca yerine getirilmektedir. Kullanıcıların KEP sisteminden faydalanabilmeleri için kendilerine ait bir e-posta adresiyle KEPHS’lerden bir hesap açtırmaları gerekmektedir. Kullanıcı bu işlemden sonra güvenli ve hukuki geçerliliği olan e-postalar gönderebilir. Kullanıcının gönderdiği e-posta alıcıya gitmeden önce KEPHS’ye uğramaktadır. E-posta, KEPHS’de güvenliği ve hukuki geçerliliği sağlayacak olan belgelerin oluşturulduğu bir dizi işleme tabi tutulur ki, buna delil oluşturma aşaması diyoruz. Bu işlemden sonra e-posta KEPHS’den alıcısına doğru iletilmektedir. Alıcının e-postayı aldığına dair de geri bir bildirim alınmakta ve bu bilgi de delil olarak KEPHS’de tutulmaktadır. Bütün kullanıcılar aynı KEPHS’den hizmet almak zorunda değildir. Kurumumuzun belirleyeceği kriterlere uygun hizmet veren herhangi bir KEPHS’den hizmet alınabilecektir. Tabii bu haberleşme sürecinde gönderici güvenli e-imzasıyla göndereceği e-postayı imzalamaktadır. KEPHS’ye ulaşan bu gönderim KEPHS’nin e-imzasıyla da imzalanmaktadır. Güvenli e-imza kullanılması güvenlik açısından da bir zorunluluktur. Normal bir e-imza ile belgenin hukuki bir geçerlilik kazanamayacağını artık hepimiz biliyoruz.

Bu tür projelerin Elektronik İmza ya da Mobil İmza konularının yaygınlaşmasına ne tür katkıları olacak. Biliyorsunuz e-imza ülkemizde çok yaygınlaşmadı.
e-imza ülkemizde yaygınlaşmadı. Çünkü, e-imzayı kullanacağımız uygulamalar yaygınlaşmadı. Sonuçta e-imza tek başına kullanılacak bir uygulama değil. Bunu kullanacağınız uygulama alanları olması lazım. İşte tam bu nokta da KEP projesi e-imza uygulamaları için ve e-imzanın yaygınlaşması için çok önemli bir alt yapı oluşturacaktır. e-imzanın önemi faydası da bu uygulamalarla herkes tarafından daha iyi anlaşılacaktır. Somut uygulamalar olmadığı için e-imzanın çok iyi anlaşıldığını da söylemek zor. Bu yüzden e-imzanın somut uygulamaları yaygınlaşmadığı için topluma anlatmakta da zorlandık.

KEP ile ilgili düzenleme ve denetleme çalışmalarını Kurumunuz mu yapıyor?
Elektronik Haberleşme Kanuna göre elektronik haberleşme alt yapısı, sistemleri ve hizmetleri konusunda Ulaştırma Bakanlığı’nın belirlediği stratejiler doğrultusunda düzenleme ve denetleme yapma yetkisi kurumumuza aittir. Yukarıda da bahsettiğim gibi belgeye hukuki geçerlilik kazandıran e-imza mevzuat çalışmaları da kurumumuz tarafından yürütülmüştür. Elektronik İmza Kanunu’na göre kayıtlı elektronik posta sisteminin temel bileşenleri olan elektronik imza ve zaman damgası konularında düzenleme ve denetleme yapma yetkisi de kurumumuza aittir. Nitekim bu konudaki tüm düzenlemeler kurumumuz tarafından gerçekleştirilmiştir. Bu alanda hizmet veren kuruluşlara da kurumumuz tarafından izin verilmekte ve denetlenmektedir. Bu alanda dünyanın örnek aldığı bir düzenleme olmuştur, bizim yaptığımız çalışmalar. KEP projesine gelince; KEP sistemine ilişkin standartları Kasım 2008 tarihinde yayınlayan Avrupa Birliği’nin telekomünikasyon alanında resmi standartlarını belirleyen Avrupa Telekomünikasyon Standartları Enstitüsü (ETSI) nezdinde ülkemizi kurumumuz temsil etmektedir. Kayıtlı Elektronik Posta haberleşmesi hem bir elektronik haberleşme olması hem de bir ETSI standardı olması dolayısıyla, kurum olarak bizim çalışma alanımıza girmektedir. Türk Ticaret Kanunu ile de kayıtlı elektronik posta sistemi ile ilgili düzenleme ve denetleme görevinin kurumumuza verilmesi yönünde ortak görüş oluşmuştur. Biz bu konuda doğru adresin Kurumumuz olduğunu düşünüyoruz. Bu düşüncemiz de birkaç kritik bilgiye dayanıyor. Öncelikle KEP sistemi bir elektronik haberleşme alt yapısı olup, bu sistem üzerinde verilen hizmetler de birer elektronik haberleşme hizmetidir. Elektronik Haberleşme Kanuna göre de elektronik haberleşme alt yapısı, sistemleri ve hizmetleri konusunda düzenleme ve denetleme yapma yetkisi kurumumuza aittir. İkinci olarak KEP sistemi ve bileşenleri 20 Kasım 2008 tarihinde Avrupa Telekomünikasyon Standartları Enstitüsü ETSI tarafından resmi olarak bir telekomünikasyon standardı olarak düzenlenmiştir. Dolayısıyla, Avrupa Birliği’nin resmi standardizasyon kuruluşu da bunun bir telekomünikasyon işi olduğunu benimsemiş durumdadır. ETSI’de ülkemizi Kurumumuzun temsil ettiğini de bu arada tekrarlamakta yarar var. Üçüncü ve çok önemli bir diğer konu da KEP sistemini değerli kılan hususların elektronik imza ve zaman damgası olması ve bu iki konunun da Kurumumuzca düzenlenmekte olmasıdır. Tüm hususları göz önüne aldığımızda sanırım bu işin Kurumumuzun görevi olduğu açıkça görülecektir.

KEP Projesi konusunda gelinen son nokta nedir?
Bu konuda çalışmalarımız yoğun bir şekilde devam ediyor. KEP Projesi’yle ilgili e-Dönüşüm İcra Kurulu’nun en son gerçekleştirilen toplantısında bir sunum yaparak Başta Ulaştırma Bakanımız olmak üzere İcra Kurulu’nun değerli üyelerini bilgilendirdik. Bu konudaki düzenleme yaklaşımlarımızı aktardık. Ayrıca KEP Projesi’ni Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, Sabancı Üniversitesi, Bilgi Üniversitesi Bilişim Hukuku Enstitüsü ve Lostar Hukuk Grubu’nun çok önemli destek ve katkılarıyla hep birlikte yürütüyoruz. Bu konuda TÜBİTAK 1007 KAMAG Projesi olarak da başvurumuzu 1 yıl kadar önce yaptık sonuçlanmasını bekliyoruz. Bildiğiniz gibi biz mümkün olduğunca bu tür projeleri tek başımıza kurum olarak yapmak yerine ilgili tüm taraflarla birlikte yürütmeyi önemsiyoruz ve öyle de yapıyoruz. Bu konudaki kurumsal yaklaşımımız öteden beri Üniversiteler, Sivil Toplum Kuruluşları ve Sektör temsilcilerinden oluşan çalışma gruplarıyla yürütme yönünde olmuştur. Çünkü ilgili tüm tarafların katkısını bilgi ve birikimini değerlendirerek ülkemiz için en doğru ve en hızlı şekilde sonuç almanın önemini biliyoruz. Geçmişte yaptığımız çalışmalar bunun son derece doğru bir yol olduğunu da somut uygulamalarıyla ve faydalarıyla göstermiştir.